申请认定高新技术企业操作指南

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申请认定高新技术企业操作指南
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国科发火[2008]362号:高新技术企业认定申请工作

   4月,科技部、财政部、国家税务总局联合发布了《高新技术企业认定管理办法》(以下简称《认定办法》)及《国家重点支持的高新技术领域》(以下简称《重点领域》),7月,两部一局又共同发布了《高新技术企业认定管理工作指引》(以下简称《工作指引》),至此,高新技术企业认定工作可实际进行并能在2008年度享受到企业所得税优惠政策。以下内容供企业在认定申请工作中参考。

  认定申请工作概括起来大致四部分:明晰规定,熟悉程序,完善材料,网上操作。

  明晰规定是指申请企业应当认真研读《认定办法》、《工作指引》,结合自身情况认真加以对照,做出是否符合要求或努力方向的准确判断。

  熟悉程序是指申请企业对高新技术企业的认定与享受税收优惠的程序要清楚明了,不走弯路。

  完善材料是指申请企业在认为自己符合认定要求后,要对申请材料进行认真准备,力求完美。

  网上操作是指高新技术企业的认定工作已有改变,不再是层级上报材料,而是直接在网上申请和提交材料,申请人和认定人自始至终都可不见。这是审批方式的改革,降低了成本,提高了效率。

  一、《认定办法》所指高新技术企业是,在《国家重点支持的高新技术领域》内,持续进行研究开发与技术成果转化,形成企业核心自主知识产权,并以此为基础开展经营活动,在中国境内(不包括港、澳、台地区)注册一年以上的居民企业。

  《认定办法》第十条给出了六项必须同时满足的条件。拥有核心自主知识产权是第一个条件,是唯一的“一票否决”的条件——没有核心自主知识产权就不认定。申请企业应当是在近三年内通过一定方式取得了直接作用于其主要产品(服务)的核心自主知识产权。在(三)(四)(五)条件中,还有一些比例要求,也是应当注意的。企业在认真审视自己后,认为符合条件的,就可以具体实施认定申请工作;如果认为暂不符合条件,要找出问题所在,拟定解决办法,争取下年的申请。

  二、高新技术企业认定程序有五个环节,包括自我评价、注册登记、准备并提交材料、组织审查与认定、公示及颁发证书。申请企业要完成的是前三项。按照《工作指引》的精神,所有申请材料都应制作成电子版式,以便网上传递。

  三、材料准备是一项十分重要工作。《工作指引》二(3)列举了需要提交的材料种类,包括认定申请书,二个鉴证报告{近三个会计年度研究开发费用鉴证报告、近三个会计年度的财务报表鉴证报告含资产负债表、利润及利润分配表、现金流量表(实际年限不足三年的按实际经营年限)},一个审计报告{近一个会计年度高新技术产品(服务)收入专项审计报告},以及技术创新活动证明材料。

  填写认定申请书认定申请书由《企业基本信息表》《企业研究开发项目表》《上年度高新技术产品(服务)情况》《近三年内获得自主知识产权汇总表》《企业年度研究开发费用结构明细表》等5张表组成,在填表时要注意所有的财务数据都来自专项审计报告,要和鉴证报告、审计报告完全一致。《企业基本信息表》中“近3年内获得的自主知识产权数”一栏所填内容,应与技术创新活动证明材料一一对应并完全吻合:“人力资源情况”栏要注意两个比例要求,即大专以上学历的科技人员要占(申请)当年职工总数30%以上,研发人员占职工人数10%以上;其他一些文字描述的内容多以数据阐述,少用华丽词句,注意言简意赅。

  慎选中介机构《工作指引》三(一)1.对中介机构提出了明确的条件,申请企业要注意选择会计师事务所为合作伙伴,非由注册会计师签字出具报告的中介机构是不符合条件。在约定时还应要求其提供营业执照复印件、主管注册会计师协会出具的近三年经营记录良好和执业注册会计师人数的证明,提供职工花名册;首次合作时,还要了解其熟悉高新技术企业认定政策的程度并做好记录,确保该事务所符合《工作指引》规定的条件。在实施审计时,申请企业要注意配合注册会计师工作,做好介绍和沟通,在不影响客观公正的前提下,使二个鉴证报告、一个审计报告最符合认定申请要求。

  收集整理好技术创新活动证明材料企业在进行技术创新活动中形成的材料是很多的,要注意日常收集与整理。有些材料是证明成果的,如知识产权证书(独占许可合同)、生产批文,新产品或新技术证明(查新)材料、产品质量检验报告;有些材料是可以验证过程的,如省级以上科技计划立项通知、委托科研协议、行业协会技术参数(标准)及企业实际参数(标准)、行业专家对研发工作的评价会议意见,企业进行研发活动时的立项、预算、组织机构、人员配置、其他研发资源的情况等。凡能证明企业实际进行了研发活动并取得一定成果的材料都应收集完整并提交。

  四、网上操作申请认定企业在完成前期准备工作后,就可在网上向认定机构提交申请了。申请认定企业登录“高新技术企业认定管理工作网”(WWW.innocom.gov.cn),填写《企业注册登记表》,进行注册登记。在获取用户名和密码后,直接在网上提交准备好的材料。至此,申请工作就可告段落了。

  《认定办法》《工作指引》明确,高新技术企业在效期三年,到期前三个月内可申请复审。复审相对简化一些,但复审只有一次,再次申请须走初次认定程序。

  那么,企业在日常工作中,为申请认定高新技术企业还要注意哪些问题呢?

  无论是初次认定还是复审,《认定办法》第十条(四)都是重要内容,而这些内容是不能“赶工”的。日常工作要十分重视这个问题,对一些带有强制要求的指标,要注意经常测算,做必要的调整,宁可高些,不能少些,多些“曲突徙薪”,少些“焦头烂额”。

  1、研究开发费用的归集与核算是一项基础性工作,它不仅关系到申请认定能否通过,还涉及计算企业所得税时技术开发费的加计扣除问题,对企业的利益有很大的影响。

  《工作指引》给了我们一张《研究开发费用结构归集》样表,和《企业年度研究开发费用结构明细表》基本相似。在日常核算中,笔者认为,企业可考虑在“管理费用”明细账下设“研发费用”明细账,按各“研发项目”归集核算“内部研究开发投入”和“委托外部研究开发投入”。这样发生的全部研发费用就在一本账上反映,把在准备申请认定材料时要做的工作,当成日常事务给做了。既可以便于申请认定时注册会计师的审计核对,也有利于计算应纳税所得额时技术开发费的加计扣除,主管税务机关审核起来也方便。在填写《企业年度研究开发费用结构明细表》只需抄录注册会计师的审计报告即可。

  2、人员人工企业应当设有专门的科研人员名册,一方面便于申请认定时对科研人员比例要求的核对,另一方面,便于在费用归集时的相互对应。企业应当和科研人员订有劳动合同,缴纳社会保险,强调的是科技人员在企业工作时间每年不低于半年(183天)。在支付科研人员人工时,可以考虑集中制表,保持连续,和劳动合同相一致。

  3、折旧费用、无形资产摊销在研发工作开展后发生的设备折旧和无形资产摊销可直接计算,这里提请注意的是以前购置的,现在用于研发项目的固定资产和无形资产账务处理。企业可根据批准的“研发项目”立项报告,把“国定资产”和“无形资产”的管理部门调整为研发机构,以便正确计算折旧和摊销额。

  4、设计(规划)费用、装备调试费这些费用往往是发生在企业内部中,没有多少外来原始凭证,事后很难收集和核实,比如调试设备的次数和每次消耗电费、相关技术工人的人工。所以,企业应按内部核算的要求,做好原始记录和凭证,及时履行审批程序,逐月结算入账。

  5、委托外部研究开发费用

  要注意项目成果及与企业主要业务紧密相关是衡量外部研发费用能否计入的重要因素。在签订委托合同时,应当特别注明。另外,发生的全部委托外部研发费用在申请认定时只能按80%计算,但在计算加计扣除时则没有这样的限制。

  《认定办法》明确高新技术企业的认定不经过主管税务机关,但赋予了主管税务机关特别管理权,企业应当注意和主管机关做好沟通。“主管税务机关在执行税收优惠政策过程中,发现企业不具备高新技术企业资格的,可以提请认定机构复核。复核期间,可暂停企业享受减免税优惠。”所以,在申请认定时,可以请主管税务机关帮助指导,相关材料也可请他们把把关(税务机关都设立了纳税人服务中心)。企业在取得资格后应把证书及时告知主管税务机关,而不要到申报企业所得税时才拿出来。如果减免税条件发生变化,应在15日内报告;如果不符合条件,就主动纳税,以免被追缴,承担滞纳金并留下不良记录。

  我们要特别注意的另一个很重要的方面是,《认定办法》制定了严厉的处罚规则,如果发现企业“在申请认定过程中提供虚假信息的;有偷、骗税等行为的;发生重大安全、质量事故的;有环境等违法、违规行为,受到有关部门处罚的”,将“取消高新技术企业资格的企业,并且认定机构在5年内不再受理该企业的认定申请”。应当说这是《认定办法》的一个亮点,把税收管理的调控职能扩大到了社会管理方面,和企业的产品质量、安全生产联系起来,把环境保护引入到税收当中。但对企业而言,要求是很高了。不仅要保证在依法纳税上的无瑕,还要在企业生产管理上不出大的问题。这恰恰是一个负责任企业的愿望。

  如果在申请认定过程及日常工作中,做到以上几个方面,任何严格的税收管理制度和方法,对我们来说只是保护。